Waarom heeft Citymesh voor Contractify gekozen?
We waren op zoek naar een systeem waarmee we documenten snel konden vinden via simpele tags of namen. We wilden ook een ingebouwde module voor elektronisch ondertekenen, omdat werken op afstand sinds COVID de norm was geworden. Het moest een oplossing zijn die veilig was en waarin verschillende collega’s konden samenwerken. Toen Contractify aan ons werd voorgesteld, voldeed het aan al onze verwachtingen. Zo zijn we uiteindelijk bij Contractify terechtgekomen als de oplossing om ons contractbeheer te moderniseren.
Welke invloed heeft Contractify gehad op hoe je werkt?
We merken de impact van Contractify op verschillende vlakken, vooral wat betreft tijdwinst en efficiëntie. Het systeem is heel gebruiksvriendelijk en stuurt snel meldingen naar de juiste mensen, waardoor we verschillende collega’s kunnen betrekken bij het controleren en ondertekenen van documenten. Teams, vooral de verkoopafdeling, hebben nu veel meer zelfstandigheid: ze uploaden documenten, vragen onze goedkeuring aan, en onze CEO krijgt dan automatisch een melding om te ondertekenen. Het bespaart ons enorm veel tijd, het is veel milieuvriendelijker omdat we niets meer hoeven af te drukken, en we hebben de zekerheid dat er niets verloren gaat. Waar we vroeger met grote Excel-lijsten werkten die al bij één foutje of een kapotte link voor stress zorgden, gebruiken we Contractify nu meerdere keren per dag en vinden we het een duidelijke verbetering.
Hoe gaat het vandaag met de samenwerking met Contractify?
Om de twee à drie maanden hebben we een kort gesprek met een Customer Success Manager van Contractify om eventuele uitdagingen te bespreken en te kijken hoe ze ons kunnen helpen. Dat zorgt voor veel vertrouwen, vooral omdat we zien dat het gebruik binnen ons bedrijf blijft groeien. Het is geweldig om te zien dat het product in de loop van de tijd steeds gebruiksvriendelijker wordt en dat er echt naar de feedback van gebruikers wordt geluisterd. We hebben in het verleden andere tools geprobeerd, maar tot op de dag van vandaag zijn we nog steeds erg blij met onze keuze voor Contractify. Het voelt echt alsof we samenwerken met een partner die met ons meedenkt.
Welke functies hebben je het meest verrast?
We hadden vooral de basisfuncties verwacht, maar het bleek dat juist de kleinere details, zoals tags, ontzettend waardevol waren. We konden tags koppelen aan zowel partijen als contracttypes, en per afdeling bepalen welke tags relevant waren. Daardoor konden teams als Verkoop, Bedrijfsvoering en Facilitaire Dienst hun eigen interne workflows volledig in het systeem weergeven. De AI-tool Ada bleek ook een grote aanwinst: ze haalt automatisch de belangrijkste elementen uit een contract en laat precies zien waar die informatie te vinden is. Het is geweldig om te zien dat het product blijft evolueren in plaats van stil te blijven staan bij een basispakket aan functies.
Hoe gebruik je Ada, de AI-contractanalist?
Ada maakt ons werk eerlijk gezegd wel een stukje makkelijker, want ze haalt meteen de basisgegevens uit een contract: wie de partijen zijn, hoe lang het loopt, wanneer het begint en wat de opzegmogelijkheden zijn. Ze laat ook precies zien waar die informatie vandaan komt, zodat we die makkelijk kunnen controleren, corrigeren of aanvullen. Dit zijn precies de vragen die we intern het vaakst krijgen, zoals hoe lang een contract loopt of wanneer het kan worden opgezegd. Dankzij de samenvattingsfunctie en de zoekfunctie kunnen we snel door meerdere contracten heen zoeken. Dat bespaart ons veel tijd en zorgt ervoor dat we sneller aan de slag kunnen.
Als je erop terugkijkt, wat vind je dan van je keuze voor Contractify?
We gebruiken Contractify nu al twee jaar, en het ziet er niet naar uit dat we daar binnenkort mee zullen stoppen. Voor ons was het de juiste keuze op het juiste moment, met de juiste functies en voor de juiste prijs. Het product is simpel en duidelijk, en dat is voor ons als advocaten zonder IT-achtergrond heel belangrijk. We zijn enthousiast omdat het gewoon werkt en ons elke dag weer helpt. Het geeft een goed gevoel om te weten dat we samenwerken met een partner die zich blijft ontwikkelen.
.png)
