Wat gaat er mis als contracten in Excel, SharePoint en op persoonlijke schijven staan?
Vóór Contractify was het een raadsel hoe contracten werden opgeslagen. Sommige contracten stonden op individuele schijven, andere op SharePoint en weer andere in Excel-bestanden. Dat werkte nog wel bij één bedrijf, maar werd onbeheersbaar bij meerdere. We liepen steeds weer tegen hetzelfde probleem aan: we hadden de nieuwste versie van een contract nodig en kwamen er dan achter dat uiteindelijk niemand die daadwerkelijk had opgeslagen. Omdat we zo vaak tegen die muur aanliepen, zijn we op zoek gegaan naar een betere oplossing.
Waarom heeft 123inkt voor Contractify gekozen in plaats van andere tools voor ' contractbeheer '?
Wehebben verschillende andere aanbieders bekeken, maar telkens ontbrak er wel iets. We wilden niet dat ons hele contractproces in één star systeem moest worden geperst. Wat we nodig hadden, was een krachtige, centrale plek om onze documenten goed op te slaan. De meeste andere aanbieders boden één vaste opzet aan, met weinig ruimte om die aan te passen aan hoe wij daadwerkelijk werken. We kwamen Contractify tegen via een tip: een contact van ons, André, gebruikte het al, en zijn ervaring overtuigde ons ervan dat het een goede keuze zou zijn.
Hoe is de samenwerking met Contractify het afgelopen jaar verlopen?
Wat ons na tweeënhalf jaar gebruik van Contractify vooral opvalt, is dat het samen met ons blijft meegroeien. We hebben nu een rechtstreeks kanaal om feedback te geven, en we kunnen het systeem steeds beter aanpassen aan onze eigen manier van werken – van welke functies voor ons belangrijk zijn tot wat we graag als volgende zouden willen zien. Dat soort interactie is belangrijk als je contracten voor meerdere entiteiten beheert, want wat voor het ene team werkt, werkt niet altijd voor het andere.
Welke contractfouten heeft de centralisatie via Contractify voorkomen?
We zijn nog niet echt grote contractrampen tegengekomen; het ging er meer om dat mensen af en toe vergaten bepaalde velden in te vullen, of dat een contract per ongeluk voor meer mensen zichtbaar was dan de bedoeling was. Niets dramatisch, en niets wat niet makkelijk op te lossen was. Dat alleen al zegt ons iets: het hebben van één gestructureerd systeem voorkomt stilletjes de grotere fouten die ontstaan door het werken met verspreide Excel-sheets en gedeelde schijven.
Hoe gebruikt 123inkt Ada om tijd te besparen op contractbeheer?
Ada, de AI-contractanalist van Contractify, is een enorme hulp. Ze vult al een groot aantal velden automatisch voor ons in, hoewel dat nu nog beperkt is tot bepaalde soorten contracten. Waar we echt naar uitkijken, is dat we straks in al onze contracten tegelijk kunnen zoeken: contracten markeren die gekoppeld zijn aan een bepaalde entiteit die niet aan de regels voldoet, of contracten opsporen waarbij verplichte velden leeg zijn gelaten. In plaats van elk contract één voor één door te nemen, kunnen we met Ada precies die contracten eruit halen die aandacht nodig hebben. Dat gaat ons een hoop tijd besparen.
Hoe ziet de toekomst van contractbeheer er de komende tien jaar uit?
Contractify viert zijn tienjarig jubileum, en als we vooruitkijken, verwachten we dat AI een echt belangrijke rol gaat spelen in contractbeheer. Het kan veel taken overnemen die mensen nu nog handmatig doen, en laten we eerlijk zijn: mensen maken nu eenmaal fouten bij dit soort werk. AI is op dit moment ook nog niet foutloos, maar het zal waarschijnlijk snel blijven verbeteren. Voor een bedrijf als het onze, dat contracten voor verschillende entiteiten beheert, betekent dat minder handmatig controleren en veel meer zekerheid dat er niets door de mazen van het net glipt.
.png)
