Waarom ben je op zoek gegaan naar een oplossing voor contractbeheer ?
X-FAB heeft contracten lange tijd beheerd met tools die al intern beschikbaar waren. Net als bij veel bedrijven was de eerste stap altijd om te kijken of bestaande oplossingen aan hun behoeften konden voldoen. We zijn begonnen met te kijken naar wat we intern al hadden. Want de eerste reactie die je altijd krijgt als je een nieuw platform introduceert, is: „alweer een tool van een andere leverancier“. Dus wil je eerst zeker weten dat je huidige opzet echt niet goed genoeg is. Maar naarmate het bedrijf bleef groeien, werd het duidelijk dat een simpele mappenstructuur niet langer de juiste oplossing was. We hadden één platform nodig waar verschillende afdelingen zelf de verantwoordelijkheid voor hun contracten konden nemen. Contractbeheer hoort niet alleen bij de juridische afdeling te liggen; het vereist samenwerking binnen de hele organisatie. Tegelijkertijd wilden we de controle behouden over wie toegang heeft tot welke documenten.
Waarom was Contractify de juiste oplossing voor X-FAB?
X-FAB heeft de zoektocht naar het juiste platform voor ‘ contractbeheer ’ niet overhaast aangepakt. Het team heeft ruim een jaar lang verschillende oplossingen vergeleken. We hebben heel veel verschillende tools bekeken. Veel daarvan maken ook op verschillende manieren gebruik van AI, maar veel oplossingen proberen de hele levenscyclus van een contract te bestrijken. Je begint met het opstellen van een concept en eindigt met een compleet overzicht van het contract.
Voor Manuel was die brede aanpak niet per se de beste keuze. "In een grote, gedecentraliseerde organisatie zag ik dat niet als iets wat makkelijk te implementeren was," legt hij uit. Wat hij zo goed vond aan Contractify was de duidelijke focus: "Ze doen wat ze doen, en ze doen het goed." Net zo belangrijk was dat het juridische team de touwtjes in handen hield; in plaats van afhankelijk te zijn van een ingewikkeld implementatieproces, konden ze zelf bepalen hoe ze het platform wilden gebruiken en instellen.
Hoe heeft Ada de manier waarop je contracten beheert veranderd?
Hoewel we ons al hadden verdiept in ‘ contractbeheer ’-software, bleek de introductie van Ada de doorslag te geven. In plaats van contractgegevens handmatig in te voeren, herkent Ada automatisch belangrijke details zoals tegenpartijen, waardoor gebruikers de informatie alleen nog maar hoeven te controleren in plaats van alles zelf in te typen. Het uploaden van contracten ging veel sneller, de kwaliteit van de gegevens verbeterde en we zagen meteen dat we tijd bespaarden. Naast efficiëntie loste AI ook een probleem op waar het juridische team al jaren mee worstelde: inconsistente gegevens.
Hoe heb je de implementatie ervaren?
Een van de grootste voordelen was hoe snel het team aan de slag kon met Contractify. In tegenstelling tot andere platforms waarvoor maandenlange implementatie en configuratie nodig zijn. De interface spreekt voor zich, je vindt er makkelijk je weg in en kunt het platform vrijwel meteen gebruiken. Naarmate het team meer vertrouwd raakte met het platform, zijn we geleidelijk zelf begonnen met het aanpassen van mappenstructuren, machtigingen en workflows. Ik vind het fijn dat ik niet elke keer contact hoef op te nemen met de helpdesk als ik iets wil veranderen. Ik kan gewoon experimenteren, het zelf aanpassen en het platform gaandeweg blijven verbeteren. Dankzij die flexibiliteit kunnen we onze contractbeheer -processen voortdurend verder ontwikkelen zonder afhankelijk te zijn van externe consultants of talloze supportverzoeken.
Hoe zie jij de toekomst van contractbeheer?
contractbeheer zal steeds slimmer en geautomatiseerder worden. Routinematig administratief werk zal geleidelijk verdwijnen, waardoor juristen meer tijd krijgen om zich te richten op onderhandelingen, juridische analyses en strategisch advies. Tegelijkertijd zullen andere afdelingen zelfstandiger worden doordat ze rechtstreeks toegang krijgen tot contractinformatie, in plaats van voor elke vraag op de juridische afdeling te moeten vertrouwen. Vooral voor internationale organisaties wordt het essentieel om één betrouwbaar platform te hebben waar contracten, metadata en kennis samenkomen. Dat is precies waar we naartoe werken: één centraal platform waar elke afdeling betrouwbare contractinformatie kan vinden, terwijl de juridische afdeling het volledige overzicht behoudt. Dat is waar goede ‘ contractbeheer ’ om draait: niet om mensen te vervangen, maar om ze in staat te stellen zich te concentreren op het werk dat er het meest toe doet.
