Waar kwam de behoefte aan een ‘ contractbeheer ’-systeem vandaan?
Toen ik bij Jims kwam werken, was het eigenlijk nog een leeg blad. Er waren maar heel weinig tools beschikbaar, en ik wist al dat we van plan waren om flink uit te breiden. De manier waarop Jims toen werkte, was op verschillende vlakken gewoon niet schaalbaar. Een grotere moedermaatschappij als Colruyt verwacht dat je het bedrijf op een verantwoorde manier runt. En het goed bewaren van je contracten met een duidelijk overzicht hoort daar gewoon bij. Toen hebben we Contractify ingezet.
Waarom heb je juist voor Contractify gekozen?
Toen we op zoek gingen naar een oplossing, was de belangrijkste eis een systeem waarin alle contracten op één plek konden worden gebundeld, idealiter met een ingebouwd ondertekeningsproces, en Contractify voldeed meteen aan beide eisen. Gebruikerservaring is voor mij altijd een must geweest. Als een systeem niet prettig in het gebruik is, gaan mensen het gewoon niet gebruiken en stort de acceptatie in. Contractify scoorde daar vanaf dag één goed. Dat was heel belangrijk, want verschillende afdelingen binnen Jims moesten ermee werken, dus het moest makkelijk te leren zijn en snel te implementeren.
Hoe is de implementatie verlopen?
De software zelf is makkelijk te implementeren. Ik heb ‘m samen met de Customer Success Manager van Contractify in vrij korte tijd opgezet. Maar een systeem is maar zo goed als hoe goed het binnen de organisatie wordt gebruikt, en dat vergt echt inspanning. Afdelingen zoals HR, die nu op grote schaal contracten voor groepslesinstructeurs en personal trainers beheert, zijn oprecht blij dat er één officiële plek is waar alles samenkomt en wordt ondertekend. Je moet het gebruik er wel steeds weer op aansturen. Je kunt niet zomaar documenten versturen en vier maanden later weer even kijken. Het is een continu proces. Maar als je die inspanning eenmaal hebt geleverd, wordt wat begint als een verplichting uiteindelijk een opluchting.
Hoe ervaar jij de AI-boom, en Ada in het bijzonder?
We hebben AI lange tijd bewust achterwege gelaten. Als onderdeel van een grotere groep word je bijna elke dag benaderd door zo’n vijftien verschillende AI-leveranciers, dus je bent best wel op je hoede voordat je iets nieuws invoert. En eerlijk gezegd ben ik binnen Contractify echt blij dat het is toegevoegd. Het proces voor het invoeren van contracten is aanzienlijk versneld, en dat levert directe meerwaarde op. Velden die vroeger handmatig moesten worden ingevuld, kosten nu slechts een paar klikken. Dat kun je alleen maar toejuichen, en het heeft de aantrekkelijkheid van het product aanzienlijk vergroot. Je moet AI niet zomaar toevoegen. Het moet echt nuttig zijn, en in dit geval is dat zeker zo.
Wat ontbreekt er vandaag de dag nog, en waar zie je mogelijkheden voor AI in contractbeheer?
Ons grootste struikelpunt zit op dit moment in de ondertekeningsfase. Contracten met onze groepslesinstructeurs en personal trainers worden meestal op papieren vorm op clubniveau ondertekend, en de leesbaarheid van die documenten laat echt te wensen over. Soms moet je wel een tovenaar zijn om alleen al een e-mailadres te ontcijferen. We hopen dat Contractify daar op een gegeven moment een oplossing voor kan bieden. Bij elk digitaliseringsproject kijk ik altijd eerst naar de tijdwinst die het kan opleveren, en dat is waar we nog het meest te winnen hebben. We onderzoeken ook, samen met Contractify, wat er mogelijk is op B2B2C-gebied. Onze eigen klanten zijn eindgebruikers, en Contractify is van nature gericht op B2B, maar we zijn in gesprek om te kijken wat daar ook zou kunnen werken.
Welke invloed heeft Contractify gehad op Jims als organisatie?
De grootste impact zit hem in de continuïteit. Als ik er even niet ben, of een collega, raakt de organisatie niet de draad kwijt. Contracten zijn makkelijk te vinden, raamovereenkomsten zijn toegankelijk en de voorwaarden zijn duidelijk. Vroeger stond die informatie verspreid over SharePoint of Google Drive, en dan verloor je al snel het totaalbeeld uit het oog. We hebben daar echt vooruitgang geboekt, ook al valt er nog meer uit te halen. Wat ik vooral waardeer, is dat collega’s die eerst sceptisch waren, nu terugkomen en zeggen hoe blij ze zijn dat het er is. Dat gebeurde vorige week nog. Dat blijft altijd leuk.
