Hoe Meat & More 50% bespaart op contractopvolging met Contractify

Vertel ons iets meer over Meat&More.

Meat&More is een voedselproductie- en detailhandelsbedrijf met ongeveer 1500 werknemers. Wij zijn vooral bekend van onze slagerijformule 'Buurtslagers' en maaltijdwinkel 'BonAp'. We zijn een echt familiebedrijf en met ongeveer 200 vestigingen verspreid over heel Vlaanderen, België.

Welke problemen had je voordat je Contractify gebruikte, en wat waren de gevolgen?

Voordat we Contractify gebruikten, waren alle verantwoordelijkheden en contracten gedecentraliseerd. Contracten en bijlagen raakten verloren in mailboxen of bij functieoverdrachten, waardoor het erg moeilijk was om overzicht te bewaren. Zelfs als het contract eenmaal ondertekend was, werd het opgeslagen op een server of beheerd in Excel, wat erg tijdrovend was en resulteerde in ongewenste verlengingen en andere gemiste kansen. 

Wat overtuigde je om Contractify te gaan gebruiken?

Voornamelijk het feit dat alles gecentraliseerd is op één plaats. Als alle documenten, afspraken op mail en addenda gecentraliseerd zijn, gaat er minder verloren. Ook het feit dat je automatische meldingen kunt instellen. Dus wanneer een eind- of opzegdatum nadert, kunnen we het contract eigenlijk proactief opvolgen.

Wat is de invloed van Contractify op je bedrijf en de manier van werken?

Contractify bespaart ons zeker meer dan 50% tijd in de juridische opvolging van contracten. Wat natuurlijk ook veel kosten scheelt. Met Contractify kan legal ook veel gemakkelijker taken delegeren aan andere afdelingen zonder de helicopterview te verliezen. Documenten e.d. raken niet meer zo gemakkelijk zoek als voorheen en contracten worden veel proactiever opgevolgd, wat veel ongewenste kosten voorkomt. 

Welke functie in Contractify is voor jou het belangrijkst?

De belangrijkste functie voor mij zijn de geautomatiseerde meldingen, omdat we zo geen stilzwijgende verlengingen meer over het hoofd zien of contractvervaldata over het hoofd zien. Ook de rapportagemogelijkheden zijn essentieel, omdat ze je een snel overzicht geven over grote hoeveelheden contractgegevens die je in andere tools als Google Drive of Excel niet zou kunnen vinden.

Ben je tevreden over het gebruik van Contractify?

Ja, dat doen we. Met Contractify hebben we onze juridische structuur een zeer sterke basis gegeven. Het heeft mijn werk al een stuk gemakkelijker gemaakt. Alles is gecentraliseerd op één plek en risico's en kosten zijn zichtbaar verminderd. Bovendien is Contractify zeer gebruiksvriendelijk. Je kunt moeiteloos documenten uploaden en metadata zijn in een paar seconden gevonden. Met Contractify hoef ik niet meer handmatig in Excel naar belangrijke info of op de server naar een contract te zoeken. Naast de software ben ik ook zeer tevreden over de service en het reactievermogen van Contractify.

Welke functie zou je in de toekomst willen zien?

Momenteel biedt Contractify eigenlijk alle functies die voor ons en de uitvoering van mijn werk essentieel zijn. Ik heb dus niet echt een andere specifieke functie in gedachten voor de toekomst.