Hoe Contec een vloeiende contractworkflow bereikte en zo nooit nog een contractdeadline mist

Wat doet Contec?

Contec is een internationaal engineeringbedrijf dat gespecialiseerd is in het verbeteren en automatiseren van industriële processen en machines. We bestaan al 35 jaar en zijn uitgegroeid tot een bedrijf met 238 medewerkers verdeeld over 7 vestigingen, waaronder 4 buitenlandse kantoren in Roemenië, Polen, Groot-Brittannië en Frankrijk. 

Welke problemen had je voordat je Contractify gebruikte, en wat waren de gevolgen?

Voordat Contec Contractify gebruikte, waren de contracten verspreid over verschillende mensen. Daardoor was er geen overzicht van de bestaande contracten en geen consistente follow-up. Contracten werden door dit gebrek aan overzicht vaak niet tijdig beëindigd of verlengd.

Wat overtuigde je om Contractify te gaan gebruiken?

De belangrijkste redenen waren de groei van het bedrijf en de ongestructureerde manier van archiveren en opvolgen van contracten. Hierdoor was het erg moeilijk om contracten terug te vinden. Ook in het kader van de bedrijfscontinuïteit was het noodzakelijk een centraal systeem op te zetten voor het beheer van contracten.

Wat is de invloed van Contractify op je bedrijf en de manier van werken?

Omdat de opzet niet per se betrekking had op tijd- of kostenbesparing, is het eigenlijk moeilijk in cijfers uit te drukken. Wel is het zo dat de automatisering van de opvolging via Contractify ervoor zorgt dat contracten tijdig kunnen worden geëvalueerd en tijdig kunnen worden heronderhandeld of beëindigd. Wat dan weer wel in een kostenbesparing resulteert. 

Welke functie in Contractify is voor jou het belangrijkst?

De door mijzelf meest gebruikte functie is de zoekfunctie. Met de vele filtermogelijkheden kun je snel een contract vinden, zelfs als je de naam van het contract niet kent.

Ben je tevreden over het gebruik van Contractify?

Door Contractify te gebruiken zijn we erin geslaagd in een mum van tijd een centraal beheersysteem op te zetten. De gebruiksvriendelijke software zorgt ervoor dat nieuwe collega's snel vertrouwd zijn met het systeem en dat de opvolging van contracten zeer consistent verloopt. We merken ook dat er regelmatig wijzigingen in de software worden aangebracht om het gebruik verder te optimaliseren. Daardoor zijn we zeer tevreden over de implementatie van Contractify binnen Contec.