Welke problemen had je voordat je Contractify gebruikte en wat waren de gevolgen?
Het grootste probleem was het papierwerk of documentbeheer. We hadden een systeem waarbij je het document elektronisch moest bewerken, afdrukken, opnieuw scannen, enzovoort. Tegenwoordig hebben we een platform (Contractify) dat gemakkelijk te gebruiken is. Het enige wat we hoeven te doen is de documenten direct uploaden naar het platform en ze laten ondertekenen. Het andere probleem was dat we met veel mensen afspraken moesten maken om al die documenten te laten ondertekenen. Contractify is daarom heel gemakkelijk in termen van administratief beheer en tijdmanagement.
Wat overtuigde je om Contractify te gaan gebruiken?
We moesten veel opvolgen: we maakten Excel-trackingbestanden, we pasten simpelweg de status van de documenten aan, of ze ondertekend waren of niet, en controleerden of alle clausules van het contract in orde waren. Met andere woorden, elke keer dat we een document opnieuw scanden, moesten we er ook aan denken om de status van het document in ons trackingbestand aan te passen, wat soms vergeten kon worden. En ook voor contractuele clausules in de contracten, einddata of andere clausules die we in de contracten konden opnemen, moesten we eraan denken om de contracten zelf te controleren om te zien hoe de zaken ervoor stonden. Soms misten we een clausule of een optie die in de contracten was opgenomen, dus nu is het veel gemakkelijker. We zijn nu veel relaxter in ons contractbeheer omdat het Contractify systeem ons meldingen stuurt wanneer we een deadline naderen, waardoor we niet steeds elk contract hoeven te controleren. Het contractbeheersysteem regelt dat voor ons.
Wat is de invloed van Contractify op je bedrijf en de manier van werken?
Ik zou zeggen dat het veel procedures eenvoudiger heeft gemaakt. Zodra we nu een nieuw contract hebben met een leverancier of een werknemer, wordt alles, van goedkeuring, tot signing en opvolging, direct op het platform afgehandeld. We zetten de documenten in het platform en zijn gerustgesteld over de follow-up van alle contracttaken in de contractbeheer software. Alle deadlines zijn gepland, dus het heeft het proces een stuk eenvoudiger gemaakt, zeker wat betreft documentbeheer.
Welke functie in Contractify is voor jou het belangrijkst?
Voor mij zijn het er twee grote voordelen. Ondertekenen op afstand is echt tijdbesparend, vooral door het feit dat je achteraf direct een ondertekende kopie van de documenten kunt downloaden. Maar bovenal vind ik de herinneringen over deadlines zeer handig. In een contract met een leverancier wordt soms gevraagd naar een einddatum voor het contract of gewoon om documenten voor een bepaalde datum terug te sturen. Dus maken we al deze herinneringen aan in Contractify. Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat we altijd op tijd zijn en de verschillende deadlines in de contracten halen, dus zowel herinneringen over deadlines als handtekeningen op afstand in Contractify helpen ons een heel eind vooruit.
Ben je tevreden over het gebruik van Contractify?
Op dit moment zijn we erg blij met Contractify, het is een platform dat we willen blijven gebruiken en we zijn bezig om het intern nog dynamischer te maken om al onze afdelingen aan te moedigen om met dit systeem te werken.
