Wat is Essentiel Antwerpen precies?
Essentiel Antwerp is een modebedrijf, gevestigd in Antwerpen, dat bekend staat om zijn verfrissende, verrassende en luxueuze mode, met ongewone grafische en bloemenprints en trendy kleurenmixen. Het werd in 1999 opgericht door Inge Onsea en Esfandiar Eghtessadi. Wat toen begon als een klein T-shirt merk is nu uitgegroeid tot een internationaal merk met bijna 30 eigen winkels wereldwijd en een breed multi-brand netwerk. We richten onze e-commerce voornamelijk op de EU en de VS.
Wat is jouw rol binnen het bedrijf?
Ik werk als juridisch adviseur. Mijn manager Ruth en ik zijn verantwoordelijk voor de meeste contractuele documenten binnen het bedrijf. Essentiel Antwerp is een familiebedrijf met een hoofdkantoor van ongeveer 50 tot 60 medewerkers, wat betekent dat alle teams nauw samenwerken en veel zaken dus via ons team lopen. Denk aan marketingsamenwerkingen, het opzetten van winkels, overeenkomsten met marktplaatsen, enzovoort.
Hoe ben je bij Contractify terechtgekomen?
We zochten naar een oplossing omdat we een aanzienlijke hoeveelheid contracten hebben en het moeilijk is om alle gegevens handmatig bij te houden. Tot ongeveer acht jaar geleden was er geen juridische afdeling in ons bedrijf, dus documenten werden op veel verschillende plaatsen opgeslagen: op servers, in mappen..... We hadden echt een platform nodig om alles te centraliseren. Na wat onderzoek bij zowel internationale als Belgische bedrijven kwamen we uiteindelijk uit bij Contractify.
Welke problemen/uitdagingen had je voordat je Contractify gebruikte en welke gevolgen had dit?
Een van de problemen was dat contracten en documenten verspreid lagen over verschillende locaties. Als iemand dan om een bepaald document vroeg, was het vaak moeilijk om het terug te vinden. Iedereen had zijn eigen manier om ze op te slaan, wat voor verwarring kon zorgen.
Een ander probleem was dat we er soms te laat achter kwamen wanneer een contract moest worden beëindigd. Daardoor zaten we vast aan contracten die we eigenlijk niet meer wilden, met alle financiële gevolgen van dien. Voor de commerciële huurcontracten van onze winkels hielden we gegevens bij in een Excel-bestand, maar dit werkte niet efficiënt omdat je dan ook steeds reflexmatig in je bestand moet gaan kijken. Dit kan stress veroorzaken.
Hoe probeerde je dit vóór Contractify op te lossen?
We hadden het idee om ons interne IT-team te gebruiken om onze eigen contractserver te bouwen, inclusief toegangsrechten, maar ons IT-team had hier maar beperkte tijd en ruimte voor, rekening houdend met een aantal grote projecten binnen e-commerce etc. Het gebruik van Excel bleek ook niet ideaal. Met Contractify krijg je automatische herinneringen, wat veel stress en fouten voorkomt.
Hoe heb je dit opgelost met Contractify?
Sinds februari, ongeveer een half jaar geleden, werken we met Contractify. Hoewel nog niet iedereen het intensief gebruikt, ben ik het zelf al wel uitgebreid gaan gebruiken voor onder andere onze commerciële huurcontracten. Alle nieuwe contracten worden ook standaard in het systeem geüpload. Contractify stelt automatisch taken in en ik voeg zelf extra taken toe om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt opgevolgd. De taken passen ook het tempo aan waarin dingen intern worden besproken en beoordeeld. Ik stel ook notificaties in voor dingen als bijvoorbeeld het storten van een borg op een bepaalde datum, zodat het makkelijker wordt om afspraken na te komen.
Het opzoeken van contracten en documenten is nu ook veel gemakkelijker voor onze collega's. Iedereen heeft nu een eigen account en bijna iedereen heeft het geactiveerd. Zo kunnen ze direct zelf het juiste contract, bijbehorende documenten en belangrijke data vinden zonder eerst langs ons te hoeven gaan.
Wat overtuigde je om Contractify te gaan gebruiken?
Voor ons waren de grootste uitdagingen na het ondertekenen van contracten het beheren en controleren ervan. Dat is ook waar Contractify zich op richt. Andere, uitgebreidere systemen hadden misschien te veel functies die we niet nodig hadden en die de zaken alleen maar ingewikkelder zouden maken. Ook richten veel systemen zich op het onderhandelen over contracten. Voor ons ging het probleem minder over onderhandelen en het maken van contracten. We zouden dat op een meer klassieke manier kunnen doen, maar daar hebben we op dit moment nog niet echt problemen mee gehad, en we merken dat andere bedrijven ook nog steeds Word gebruiken met track changes. Misschien niet het meest moderne, maar zo werkt het in de praktijk vaak nog wel.
Een ander groot pluspunt voor ons is dat Contractify een onbeperkt aantal documenten kan verwerken. Voor ons is dat belangrijker dan een onbeperkt aantal gebruikers.
Tot slot is de lokale ondersteuning erg prettig. Als iets niet duidelijk is, kan ik altijd direct contact opnemen met Jasper van Customer Support, wat veel prettiger is dan een servicedesk in bijvoorbeeld Amerika.
Hoe zal Contractify jouw bedrijf en manier van werken beïnvloeden?
Het is nog te vroeg om er een concreet cijfer op te plakken, maar we merken al zeker een positief effect. Deadlines worden nu niet meer gemist, wat ook de stress aanzienlijk vermindert. Contractify biedt een centrale plek waar alle belangrijke gegevens rondom contracten worden verzameld, waardoor het zoeken naar documenten en het opvolgen van afspraken veel eenvoudiger wordt. Op de lange termijn zullen we ook meer kostenbesparingen zien, simpelweg door het verminderen van onnodige contractverlengingen.
Welke functie in Contractify is voor jou het belangrijkst?
Voornamelijk de taken, de automatische meldingen en de mappenstructuur. We zijn erg blij met de mappenstructuur, want je hebt ook systemen waarbij je alleen tags hebt, maar wij vinden de combinatie in Contractify erg handig en meer gestructureerd.
Wat vind je van de ondersteuning van Contractify?
Zoals ik al zei, ben ik echt super tevreden over de ondersteuning van Contractify. Ze zijn altijd goed bereikbaar en mijn vragen worden heel snel beantwoord.
